Sysselsättningsfonden behandlar personuppgifter noga i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning och annan gällande lagstiftning som tillämpas på Sysselsättningsfondens verksamhet samt myndigheternas anvisningar om behandlingen av personuppgifter.
Varje personregister i Sysselsättningsfonden har en dataskyddsbeskrivning där man hittar mer information om behandlingen av personuppgifter. I beskrivningen anges bland annat syftet och den rättsliga grunden för behandlingen av uppgifterna, vilka kategorier av personuppgifter som behandlas och hur länge uppgifterna att lagras.
Arbetslöshetsförsäkring, arbetsgivarens omställningsskyddspremie vid uppsägning, arbetsgivarens självriskpremie för utkomstskydd och jämkning enligt arbetsavtalslagen.
1. Registeransvarig
Sysselsättningsfonden
PB 113
00181 Helsingfors
2. Kontaktuppgifter i registerärenden
Om du har frågor om dataskydd kan du kontakta Sysselsättningsfondens dataskyddsombud.
Dataskyddsombudets kontaktuppgifter:
E-post: tietosuoja@tyollisyysrahasto.fi
Tfn 09 680 373 80 (växel)
Postadress: Sysselsättningsfonden, Dataskyddsombud, PB 113, 00181 HELSINGFORS.
Besöksadress: Östersjögatan 11-13, 00180 Helsingfors
3. Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Sysselsättningsfondens verksamhet bygger på lagen om finansiering av arbetslöshetsförmåner (555/1998). Vi har till uppgift att fastställa och uppbära arbetslöshetsförsäkringspremier, arbetsgivarens omställningsskyddspremie vid uppsägning och självriskpremier för arbetsgivarens utkomstskydd samt övervaka att dessa förpliktelser fullgörs. Dessutom har vi till uppgift att verkställa jämkning i enlighet med 12 kap 3 § i arbetsavtalslagen och i anslutning till detta indrivning av till fonden betalda avdrag. Behandling av personuppgifter är nödvändig för utövande av Sysselsättningsfondens lagstadgade uppgifter och kundrelationer (EU: s dataskyddsförordning, artikel 6, punkt 1, delpunkt c).
Personuppgifterna i kundregistret kan användas för att utveckla Sysselsättningsfondens tjänster och verksamhet samt för att sköta statistikuppgifter och respons. Uppgifter från telefoninspelningar kan användas för att verifiera servicehändelsen, utveckla kundservicen vid utbildning av kundtjänstpersonalen och vid undersökning av servicenivån. (EU:s dataskyddsförordning artikel 6, punkt 1, delpunkt f).
4. Behandlade personuppgiftskategorier
5. Regelmässiga uppgiftskällor
För att utreda arbetslöshetsförsäkringspremier, omställningsskyddspremie, självriskpremieärenden samt jämkningsfrågor i enlighet med arbetsavtalslagen får vi dokument och eventuella övriga uppgifter som du, din representant eller ditt ombud levererat till fonden. För fastställande, indrivning och övervakning av arbetslöshetsförsäkringspremier samt fastställande och indrivning av omställningsskyddspremier och självriskpremier har fonden rätt att få information från nationella inkomstregistret (KATRE). Vi erhåller även uppgifter från befolkningsregistret samt handels- och föreningsregistret. För att fullfölja sina uppgifter har fonden därtill rätt att erhålla behövlig information av arbetsgivare, Skatteförvaltningen, Pensionsskyddscentralen, pensions- och försäkringsanstalter, Fpa, arbetslöshetskassor, arbets-och näringsbyråerna, UF-centret och domstolar.
Vi begär endast information som är nödvändig för att vi ska kunna fullfölja våra uppgifter.
6. Lagringstid för personuppgifter
Vi lagrar dina uppgifter så länge det behövs för att fullfölja våra lagstadgade uppgifter, eller så länge lag och bestämmelser så kräver.
För att fullfölja Sysselsättningsfondens lagstadgade uppgifter upprätthåller vi ett arbetslöshetsförsäkringsregister där vi sparar personuppgifter. I arbetslöshetsförsäkringsregistret inskrivna personuppgifter lagras i regel i fem år. I vissa situationer bör dokument emellertid sparas i tio år.
Vid omställningsskyddsärenden ska dokument och annan information bevaras i tio år från utgången av det kalenderår som följer på fattandet av beslutet.
I ett självriskärende sparas dokument och övriga uppgifter i 20 år från beslutet har getts. Besvärshandlingar ska förvaras i tio år om inte de på ovanstående eller andra grunder ska sparas en längre tidsperiod.
Dokument som är nödvändiga för uppbörden av arbetslöshetsförsäkringspremier, omställningsskyddspremier och självriskpremier lagras tills uppbörden upphör och i fem kalenderår därefter.
Dokument och övrig information i anslutning till jämkning i enlighet med arbetsavtalslagen lagras till det gått 15 år
efter det att den första handlingen i ärendet har inletts.
Vi lagrar samtalsupptagningarna i två år.
7. Utlämnande av personuppgifter
Vi lämnar ut dina uppgifter i situationer då en annan myndighet har laglig rätt att erhålla information. Vi överlåter dina personuppgifter till exempel till Skatteförvaltningen, Pensionsskyddscentralen, Olycksfallsförsäkringscentralen, Enheten för utredning av grå ekonomi, besvärsmyndigheter och domstolar. För att fastställa betalningar i självriskpremieärenden samt för att fullfölja jämkning i enlighet med arbetsavtalslagen överlåter vi därtill nödvändiga personuppgifter till berörda arbetsgivare. Vi överlåter även personuppgifter till arbetslöshetskassor och till arbets- och näringsbyråerna.
Före vi överlåter information säkerställer vi alltid att mottagaren har rätt att få din information.
Sysselsättningsfonden har även externa tjänsteleverantörer till vilka vi överlåter dina personuppgifter. Vi använder endast tjänsteleverantörer som uppfyller kraven om behandling av personuppgifter i EU:s dataskyddsförordning och nationell lag. I enlighet med dataskyddsförordningen ingår vi avtal om behandling av personuppgifter med externa tjänsteleverantörer.
Information överlåts inte utanför EU/EES-området.
8. Automatiska beslut
Under vissa förutsättningar fattar Sysselsättningsfonden automatiska beslut vid fastställning av arbetslöshetsförsäkringspremier.
Sysselsättningsfonden gör inte profilering.
9. Skydd av personuppgifter
Dataskyddet för Sysselsättningsfondens personregister samt personuppgifternas säkerhet, integritet och tillgänglighet säkerställs genom ändamålsenliga tekniska och administrativa åtgärder. Information och tjänster skyddas bland annat genom användning och aktiv övervakning av brandmurar, skydd av fysiska rum för hårdvara, passerkontroll, behörigheter och krypteringstekniker. Personuppgifter skyddas mot obehörig tillgång samt olaglig eller oavsiktlig databehandling. Manuellt material förvaras i låsta förvaringsutrymmen.
Personuppgifter hanteras endast av personer som i sitt arbete har tillstånd att behandla uppgifter och är anställda vid Sysselsättningsfonden, samt av tredje parter som upprätthåller eller utvecklar tjänster på uppdrag av Sysselsättningsfonden. Personer som behandlar personuppgifter identifierar sig i systemen med personliga användarnamn och lösenord. Behörigheten till registret är begränsad på det sätt som arbetsuppgiften förutsätter. Alla personer som behandlar uppgifter i registret är bundna av tystnadsplikt.
10. Den registrerades rättigheter
EU:s allmänna dataskyddsförordning garanterar olika rättigheter för registrerade, det vill säga personer vars uppgifter behandlas. Det är möjligt att utöva rättigheterna på olika sätt beroende på underlaget för behandlingen av personuppgifter.
a) Rätt att få tillgång till personuppgifter.
Du har rätt att få tillgång till Sysselsättningsfondens uppgifter om dig själv. Rätten att bekanta sig med information kan emellertid begränsas i enlighet med lagstiftning och praxis kring skydd av privatlivet.
b) Rätt att begära korrigering av information
Du har rätt att begära korrigering av information, om uppgifterna om dig är felaktiga eller ofullständiga. Lagstiftning kan i vissa fall begränsa korrigering av informationen.
c) Rätt att kräva avlägsnande av informationen
Du har inte rätt att kräva avlägsnande av din information i den mån personuppgifter behandlas för att uppfylla fondens lagstadgade skyldigheter.
Lagstiftningen förpliktar oss även att lagra dina uppgifter en viss tid.
d) Rätt att begära restriktioner för behandling
Du har inte rätt att kräva begränsning av behandling av uppgifter i den mån dessa behandlas för att uppfylla fondens lagstadgade skyldigheter.
e) Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat
Du har inte rätt att kräva överföring av dina uppgifter från ett system till ett annat i den mån dessa behandlas för att uppfylla fondens lagstadgade skyldigheter.
f) Rätt att invända mot behandling av personuppgifter
Du har inte rätt att invända mot behandlingen av dina uppgifter i den mån dessa behandlas för att uppfylla fondens lagstadgade skyldigheter.
Du kan göra en begäran om verifiering av personuppgifter eller en begäran om rättelse av personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsbestämmelser i Syssesättningsfondens E-tjänst. För att göra en begäran om information krävs en kundrelation i Sysselsättningsfondens ärendehanteringstjänster.
Den registrerades uppgifter skickas i princip avgiftsfritt. Om uppgiftsbegäran är uppenbart ogrundad och orimlig, speciellt om uppgiftsbegäran lämnas upprepade gånger kan fonden ta ut administrativa kostnader för sändning av uppgifter eller helt neka till att skicka uppgifter. I sådana fall påpekar fonden på vilket sätt begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig.
11. Rätt att göra ändringar i sekretessmeddelande innehåll
Sysselsättningsfondensekretessmeddelande utvecklar sina tjänster fortlöpande och vi förbehåller oss därför rätten att ändra innehållet i sekretessmeddelanden då åtgärderna ändras. Ändringarna kan dessutom bero på krav i lagstiftningen. Vi rekommenderar att man bekantar sig med sekretessmeddelanderna regelbundet.
12. Rätt att överklaga till tillsynsmyndighet
Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsombudet, om du anser att behandlingen av personuppgifter bryter mot EU:s dataskyddsförordning.
Kontaktuppgifter och anvisningar finns här:
https://tietosuoja.fi/sv/kontaktuppgifter
Vuxenutbildningsstöd och yrkesexamensstipendier
1. Personuppgiftsansvarig
Sysselsättningsfonden
PB 113
00181 Helsingfors
2. Kontaktuppgifter i ärenden som gäller registret
Om du har frågor om registret, kontakta Sysselsättningsfondens dataskyddsombud.
Dataskyddsombudets kontaktuppgifter:
E-post: tietosuoja@tyollisyysrahasto.fi
Telefon: 09 6803 7380 (växeln)
Postadress: Sysselsättningsfonden, Dataskyddsombud, PB 113, 00181 Helsingfors
Besöksadress: Östersjögatan 11-13, 00180 Helsingfors
3. Till vad används personuppgifterna samt rättslig grund
Sysselsättningsfondens förmånstjänst grundar sig på lagen om vuxenutbildningsförmåner (1276/2000). Behandling av personuppgifter inom förmånstjänsten är nödvändig för att Syssel-sättningsfonden ska kunna fullgöra sina lagstadgade förpliktelser (Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning artikel 6, punkt 1, delpunkt c). Du kan återkalla ditt samtycke i Syssesättningsfondens E-tjänst för vuxenstuderandes förmåner.
I förmånstjänsten behandlas personuppgifter i följande situationer:
Personuppgifterna i kundregistret kan användas för att utveckla Sysselsättningsfondens tjänster och verksamhet samt för att sköta statistikuppgifter och respons. Uppgifter från telefoninspelningar kan användas för att verifiera servicehändelsen, utveckla kundservicen vid utbildning av kundtjänstpersonalen och vid undersökning av servicenivån. (EU:s dataskyddsförordning artikel 6, punkt 1, delpunkt f).
Genom att ge ditt samtycke till marknadsföring har Sysselsättningsfonden rätt till att hantera dina personuppgifter i kundregistret för att utveckla Sysselsättningsfondens tjänster, för markandsföring (nyhetsbrev, kampanjer, tillställningar, förfrågningar och för markandsföring med hjälp av analytik).( EU:s dataskyddsförordning artikel 6, punkt 1, delpunkt a).
4. Personuppgiftsgrupper som behandlas
5. Normala uppgiftskällor
Sysselsättningsfonden ber i första hand den som ansöker om vuxenstudiestöd eller stipendium om de uppgifter som är nödvändiga för att handlägga ansökningarna. Fonden har även rätt att skaffa uppgifter från Pensionsskyddscentralen, Fpa, försäkringsanstalter, Skatteförvaltningen, den sökandes arbetsgivare och läroanstalt. Från och med 1.1.2020 får Sysselsättningsfonden uppgifter också från det nationella inkomstregistret (KATRE).
Fonden ber endast om uppgifter som är nödvändiga för handläggning av förmåner. Ansökan inte handläggas om den sökande inte lämnar de nödvändiga uppgifterna.
6. Lagringstid för personuppgifter
I enlighet med 14 § i lagen om vuxenutbildningsförmåner har en stödtagare rätt till den maximala stödtiden en gång under sin yrkeskarriär. Då Sysselsättningsfonden fattar beslut om förmåner måste fonden ta reda på om den sökande tidigare har beviljats vuxenutbildningsstöd och hur mycket tid som eventuellt återstår av stödperioden. Av denna orsak lagrar fonden 100 år uppgifter om förmånstagare och beviljade stöd.
Enligt 2 § i lagen om vuxenutbildningsförmåner beviljas yrkesexamensstipendium som engångs-ersättning till dem som avlagt yrkesinriktad examen enligt lagen om yrkesutbildning. Vid beslut om förmåner måste Sysselsättningsfonden försäkra sig om att stipendium inte har beviljats tidigare för den examen som stipendieansökan gäller. Av denna orsak lagrar fonden 100 år uppgifter om examina och vem som fått stipendium.
7. Utlämning av personuppgifter
Sysselsättningsfonden lämnar ut uppgifter om förmåner till Pensionsskyddscentralen, Fpa, Skatteförvaltningen och från och med 1.1.2020 det nationella inkomstregistret (KATRE), samt i situationer, där en annan myndighet har laglig rätt att få uppgifter. Dessutom lämnar fonden årligen ut uppgifter om förmånstagarna till Statistikcentralen för statistiska ändamål. Fonden lämnar även ut uppgifter till Besvärsnämnden för social trygghet samt Försäkringsdomstolen, som är de relevanta besvärsinstanserna, då förmånsansökaren söker om ändring av ett förmånsbeslut.
Innan uppgifterna lämnas ut kontrollerar fonden alltid att den som ber om uppgifter har rätt att få uppgifterna. Uppgifter lämnas inte ut utanför EU/EES -området.
Sysselsättningsfonden anlitar även externa tjänsteleverantörer till vilka vi överlämnar person-uppgifter. Vi använder oss enbart av tjänsteleverantörer som uppfyller de krav som EU:s dataskyddsförordning samt den nationella lagstiftningen ställer på behandling av personuppgifter. Våra kontrakt med externa tjänsteleverantörer följer dataskyddsförordningens föreskrifter om behandling av personuppgifter.
Om beslutet om förmåner inte kan delges den sökande genom vanlig eller bevislig delgivning, till exempel för att sökandens adress är okänd eller han undviker delgivning, har fonden enligt förvaltningslag i slutändan rätt att verkställa delgivning som en offentlig delgivning. Vid offentlig delgivning hålls en handling en viss tid tillgänglig för mottagaren hos myndigheten. Ett meddelande om att handlingen finns tillgänglig ska publiceras på fondens webbplats och kommer att innehålla kundens fullständiga namn, beslutsdatum och ansökan/beslutsnummer.
8. Automatiska beslut
Fr.o.m 1.8.2020 har Sysselsättningsfonden möjlighet att hantera vissa förmånsansökningar automatiskt utan att fondens anställd aktivt deltar i beslutsprocessen. Automatiskt beslutsfattande baseras alltid på kundens uttryckligt och medvetet samtycke. (Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning artikel 22, punkt 2, delpunkt c). Ett samtycke begärs vid ansökan i den elektroniska transaktionstjänsten, och samtycket kan återkallas när som helst i Syssesättningsfondens E-tjänst för vuxenstuderandes förmåner.
Sysselsättningsfondens personal kommer fortsätta att behandla ansökningar manuellt från alla klienter som inte har gett sitt samtycke till automatiserade beslut, såväl som initiala ansökningar och andra ansökningar som inte är lämpliga för automatiserad behandling.
Sysselsättningsfonden utför inte profilering.
Den innehållsansvarige för Sysselsättningsfondens vuxenutbildningsförmånstjänst ansvarar för att de automatiska beslut som fattas är korrekta. Beslut om grupper av ansökningar som handläggs automatiskt faller under den servicechefen som har ansvar för förmånsprocessen.
Om du har frågor gällande beslut som är fattade automatiskt, ta kontakt med innehållsansvarlige för Sysselsättningsfondens förmånstjänst: koulutusetuudet@tyollisyysrahasto.fi. Skriv ”Fråga gällande automatiska beslut” som rubrik i e-postmeddelandet. Du kan också ringa numret 09 6803 7380 (växel). Du kan även skicka post till adressen Sysselsättningsfonden, förmånstjänst/innehållsansvarlig, PB 191, 00121 Helsingfors. Sysselsättningsfondens finns på Östersjögatan 11-13, 00180 Helsingfors.
9. Skydd av personuppgifter
Uppgifterna i Sysselsättningsfondens register över personuppgifter är endast tillgängliga för fondens anställda eller tredje part som på uppdrag av fonden utvecklar eller upprätthåller tjänster. Dessa har ett personligt användar-ID och lösenord samt en individuellt definierad användar-rättighet. All läsning och redigering av uppgifter i registret sparas i en logg. Uppgifterna är lagrade i databaser och datalagringssystem, som är separerade från det offentliga nätverket med en brandmur. Tillgång till systemet genom det offentliga nätet sker datasäkert. Databaserna och deras säkerhetskopior förvaras i låsta utrymmen och endast personer som utsetts till administratörer har tillgång till uppgifterna. Konfidentiella uppgifter som skickas genom det offentliga nätverket krypteras med tekniska metoder som uppfyller kraven på datasäkerhet.
10. Den registrerades rättigheter
EU:s allmänna dataskyddsförordning garanterar olika rättigheter för registrerade, det vill säga personer vars uppgifter behandlas. Det är möjligt att utöva rättigheterna på olika sätt beroende på underlaget för behandlingen av personuppgifter.
a) Rätt att få tillgång till personuppgifter
Sysselsättningsfondens kunder har rätt att få information om de egna personuppgifterna. En kund kan be om en kopia av personuppgifterna som fonden behandlar.
b) Rätt att kräva rättelse av uppgifter
Sysselsättningsfondens kunder kan kräva rättelse av felaktiga eller bristfälliga personuppgifter om dem själva.
c) Rätt att kräva radering av uppgifter
Sysselsättningsfondens klient kan begära att dennes personuppgifter tas bort endast i den utsträckningen att lagring av uppgifter inte är baserat på efterlevnaden av Sysselsättningsfondens lagstadgade skyldigheter.
d) Rätt att kräva begränsning av behandling
Sysselsättningsfondens klientens rättighet att kräva en begränsning av behandlingen av personuppgifter begränsas av lagen om vuxenutbildningsförmåner. Kunden kan dock utöva sin rätt om hen finner att Sysselsättningsfonden behandlar eller lagrar dennes personuppgifter olagligt, men vill inte att uppgifterna ska tas bort omedelbart.
e) Rätt att flytta över uppgifter från ett system till ett annat
Hanteringen av Sysselsättningsfondens personuppgifter är nödvändig för att fullfölja den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter. På grund av detta kan kunden inte kräva att dennes personuppgifter flyttas över till ett annat system.
f) Rätt att motsätta sig behandling av personuppgifter
Sysselsättningsfondens kunder kan inte motsätta sig en behandling av personuppgifter till den del som är nödvändig för att fullfölja fondens lagstadgade skyldigheter.
Du kan göra en begäran om verifiering av personuppgifter eller en begäran om rättelse av personuppgifter i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsbestämmelser i Sysselsättningsfondens E-tjänst för vuxenstuderandes förmåner. För att göra en begäran om information krävs en kundrelation i Sysselsättningsfondens ärendehanteringstjänster.
Den registrerades uppgifter skickas i princip avgiftsfritt. Om uppgiftsbegäran är uppenbart ogrundad och orimlig, speciellt om uppgiftsbegäran lämnas upprepade gånger kan fonden ta ut administrativa kostnader för sändning av uppgifter eller helt neka till att skicka uppgifter. I sådana fall påpekar fonden på vilket sätt begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig.
11. Rätt att göra ändringar i sekretessmeddelande innehåll
Sysselsättningsfonden utvecklar sina tjänster fortlöpande och vi förbehåller oss därför rätten att ändra innehållet i sekretessmeddelanden då åtgärderna ändras. Ändringarna kan dessutom bero på krav i lagstiftningen. Vi rekommenderar att man bekantar sig med sekretessmeddelanderna regelbundet.
12. Rätt att överklaga till övervakningsmyndigheten för datasäkerhet
Du har rätt att framföra besvär till dataombudsmannen om du anser att behandlingen av personuppgifter strider mot EU:s dataskyddsförordning.
Kontaktuppgifter och anvisningar för Dataombudsmannens byrå:
https://tietosuoja.fi/sv/kontaktuppgifter
Sysselsättningsfonden
PB 113
00181 Helsingfors
2. Kontaktperson i ärenden som gäller registret
Om du har några frågor om dataskyddsärenden, kan du kontakta Sysselsättningsfondens dataskyddsombud.
Dataskyddsombudets kontaktuppgifter:
E-post: tietosuoja@tyollisyysrahasto.fi
Tfn: 09 6803 7380 (växel)
Postadress: Sysselsättningsfonden, Dataskyddsombud, PB 113, 00181 HELSINGFORS
Besöksadress: Östersjögatan 11-13, 00180 Helsingfors
3. Syfte och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Uppgifter om arbetssökande samlas in genom inriktade rekryteringar och öppna rekryteringar i syfte att genomföra rekrytering och relaterade åtgärder, såsom att jämföra sökande.
Behandlingen av personuppgifter baseras på genomförandet av avtal eller genomförandet av åtgärder före avtalsenliga avtal i enlighet med artikel 6.1 b i EU: s allmänna dataskyddsförordning (2016/679).
4. Kategorier av personuppgifter som behandlas
5. Regelmässiga uppgiftskällor
Den primära uppgiftskällan till uppgifter som sparas i registret är arbetssökanden själv. Uppgifterna består även av uppgifter som sparats vid anställningsprocessen. Andra uppgiftskällor används inom de gränser som föreskrivs i lagen.
6. Lagringstid för personuppgifter
Personuppgifterna lagras i 6 månader efter att rekryteringen slutförts, med beaktande av den tid för väckande av talan som lagen fastställer och den maximala lagringstiden för ansökningar.
Rekryteringsvideor lagras på RecRight i ett (1) år.
7. Utlämning av personuppgifter
Sysselsättningsfonden använder vid behov externa tjänsteleverantörer för att behandla uppgifterna, t.ex. videotjänstleverantören och organ som utför lämplighetstester.
Vi använder endast tjänsteleverantörer som uppfyller kraven om behandling av personuppgifter i EU:s dataskyddsförordning och nationell lag. I enlighet med dataskyddsförordningen ingår vi avtal om behandling av personuppgifter med externa tjänsteleverantörer.
Uppgifterna lämnas inte ut utanför EU-/EES-området.
8. Automatiska beslut
Behandlingen av dina personuppgifter omfattar inte automatiserat beslutsfattande.
9. Skydd av personuppgifter
Datasäkerheten i Sysselsättningsfondens personregister samt personuppgifternas konfidentialitet, integritet och tillgänglighet säkerställs med ändamålsenliga tekniska och administrativa åtgärder. Uppgifterna och tjänsten skyddas bland annat med hjälp av brandväggar, skydd av fysiska utrustningslokaler, passerkontroll, behörigheter och krypteringstekniker samt aktiv övervakning av de ovan nämnda. Personuppgifterna skyddas mot obehörig åtkomst eller behandling av uppgifterna som sker olagligt eller av misstag. Manuellt material förvaras i låsta förvaringsutrymmen.
Personuppgifter behandlas endast av sådana personer som på grund av sina arbetsuppgifter är behöriga att behandla uppgifterna och som är anställda hos Sysselsättningsfonden samt tredje parter som administrerar eller upprätthåller tjänster på uppdrag av Sysselsättningsfonden. Personer som behandlar personuppgifter identifierar sig till systemen med hjälp av personliga användarnamn och lösenord. Behörigheten till registret är begränsad på det sätt som arbetsuppgiften förutsätter. Alla personer som behandlar uppgifter i registret är bundna av tystnadsplikt.
10. Den registrerades rättigheter
Du har rätt att få information om uppgifter om dig själv som finns hos Sysselsättningsfonden, be att uppgifterna rättas, om uppgifterna om dig är felaktiga eller bristfälliga samt kräva att uppgifter om dig raderas.
Du har också rätt att till dataportabilitet, dvs. få personuppgifter om dig själv och flytta dem till en annan registeransvarig. Du har även rätt att be att behandlingen av dina personuppgifter begränsas samt att invända mot behandlingen av personuppgifterna.
Begäran om utövande av ovan nämnda rättigheter ska riktas till den personuppgiftsansvarige.
Den registrerades uppgifter skickas i princip avgiftsfritt. Om uppgiftsbegäran är uppenbart ogrundad och orimlig, speciellt om uppgiftsbegäran lämnas upprepade gånger kan fonden ta ut administrativa kostnader för sändning av uppgifter eller helt neka till att skicka uppgifter. I sådana fall påpekar fonden på vilket sätt begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig.
11. Rätt att lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet
Du har rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen, om du anser att behandlingen av personuppgifter bryter mot EU:s dataskyddsförordning.
Kontaktuppgifter till dataombudsmannens byrå:
https://tietosuoja.fi/sv/kontaktuppgifter
1. Registeransvarig
Namn: Sysselsättningsfonden
Postadress: PB 113, 00181 Helsingfors
Telefonnummer: 09 6803 7380 (växel)
Registrets kontaktperson
Verkställande direktör, Janne Metsämäki
Postadress: PB 113, 00181 HELSINGFORS
E-postadress: kirjaamo@tyollisyysrahasto.fi
Telefonnummer: 09 6803 7380 (växel)
2. Dataskyddsansvarig
Dataskyddsansvarig
Postadress: PB 113, 00181 HELSINGFORS
E-postadress: tietosuoja@tyollisyysrahasto.fi
Telefonnummer: 09 6803 7380 (växel)
3. Syftet med och de rättsliga grunderna för behandlingen av personuppgifter
Syftet med behandlingen av personuppgifter som samlas in för intressentarbetsregistret är att uppfylla anmälningsskyldigheten till det nationella öppenhetsregistret. Till öppenhetsregistret anmäls påverkansverksamhet som riktar sig mot riksdagen och ministerierna.
Utöver de uppgifter som anmälts till öppenhetsregistret utnyttjar vi uppgifterna i vårt eget intressentsamarbete.
Personuppgifter behandlas på basis av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse (artikel 6.1f i EU:s allmänna dataskyddsförordning).
4. Personuppgifter som behandlas
Personuppgifter som behandlas i intressentarbetsregistret är: Namn, titel, organisation/enhet/avdelning/grupp.
5. Källor till personuppgifter
Personuppgifter samlas in från allmänna informationskällor, såsom webbplatser och enskilda kontakter.
6. Utlämnande och mottagare av personuppgifter samt överföring av uppgifter
Sysselsättningsfonden anmäler de uppgifter som nämns i punkt fyra till Statens revisionsverks öppenhetsregister enligt de allmänna tidtabellerna två gånger per år: påverkansverksamheten i januari–juni meddelas i juli–augusti och verksamheten i juli–december i januari–februari.
Personerna anmäls, om föremålet för deras påverkan är riksdagsledamöter, ministrar, statssekreterare och specialmedarbetare som har utnämnts för ministrarnas mandatperiod, riksdagens generalsekreterare och biträdande generalsekreterare, ministeriernas kanslichefer, understatssekreterarna och avdelningscheferna eller utredningspersoner som ministerierna har tillsatt.
Andra tjänstemän anmäls inte separat. I fråga om andra tjänstemän vid riksdagens kansli lämnas uppgifter om utskott, avdelning och enhet eller andra motsvarande delar av organisationen. I fråga om riksdagsledamöternas assistenter och riksdagsgruppernas personal meddelas uppgifter om riksdagsgruppen. I fråga om ministeriernas övriga tjänstemän meddelas uppgifter om avdelningen och enheten.
I verksamhetsanmälan uppges förutom personuppgifter även föremålen för påverkan, ämnena för kontakten och sätten att hålla kontakt.
Sysselsättningsfonden använder utomstående tjänsteleverantörer i behandlingen av uppgifter och ansvarar för de valda tjänsteleverantörernas verksamhet vid behandlingen av personuppgifter. Systemleverantörerna fungerar som tjänsteleverantörer.
Personuppgifter överförs inte utanför EU/EES-området.
7. Automatiskt beslutsfattande och profilering
Inga automatiska beslut eller profileringar görs utifrån uppgifterna.
8. Lagringstid av personuppgifter
Uppgifter om samarbetet med intressegrupper förvaras i Sysselsättningsfonden i tio år.
9. Skydd av personuppgifter
Sysselsättningsfonden behandlar personuppgifter på ett säkert sätt som den gällande lagstiftningen förutsätter. Tillgången till intressentgruppsregistret har begränsats genom användarrättigheter och de som gör samarbete med intressentgrupper har tystnadsplikt.
Sysselsättningsfonden har vidtagit lämpliga tekniska och administrativa åtgärder för att skydda personuppgifterna mot oavsiktlig eller olaglig förlust, utlämnande, missbruk, ändring, förstöring eller obehörig åtkomst genom bland annat skydd av utrustning och filer samt begränsade användarrättigheter.
10. Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att:
Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten (i Finland dataombudsmannen) om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Dataombudsmannens kontaktuppgifter: tietosuoja@om.fi, tfn, 029 566 6777, https://tietosuoja.fi/
Om du vill göra anspråk på dina rättigheter, ber vi dig kontakta kontaktpersonen för registret som nämns i punkt 2 för ytterligare anvisningar.
1. Registeransvarig
Namn: Sysselsättningsfonden
Postadress: PB 113, 00181 Helsingfors
Telefonnummer: 09 6803 7380 (växel)
2. Registrets kontaktperson
Compliance Officer
Postadress: PB 113, 00181 HELSINGFORS
E-postadress: compliance@tyollisyysrahasto.fi
Telefonnummer: 09 6803 7380 (växel)
3. Dataskyddsansvarig
Dataskyddsansvarig
Postadress: PB 113, 00181 HELSINGFORS
E-postadress: tietosuoja@tyollisyysrahasto.fi
Telefonnummer: 09 6803 7380 (växel)
4. Syftet med och de rättsliga grunderna för behandlingen av personuppgifter
Sysselsättningsfondens rapporteringskanal har grundats som en kanal, via vilken man kan rapportera misstänkt missbruk i anslutning till verksamhet som strider mot lagstiftningen eller Sysselsättningsfondens etiska anvisningar (Code of Conduct).
Behandlingen av personuppgifter grundar sig på Sysselsättningsfondens lagstadgade skyldigheter, såsom efterlevnaden av lagen om skydd för personer som rapporterar om överträdelser av EU-rätten och den nationella lagstiftningen (”visselblåsarlagen") och värdepappersmarknadslagen, Sysselsättningsfondens allmänna intresse till den del det är fråga om fullgörande av Sysselsättningsfondens lagstadgade uppgift samt Sysselsättningsfondens berättigade intresse att genomföra behandlingen av ett Code of Conduct-brott.
5. Personuppgifter som behandlas
Missbruk kan rapporteras av Sysselsättningsfondens anställda och personer som hör till intressentgrupper. Rapporteringarna kan också innehålla personuppgifter om andra personer än rapporteraren själv. Rapporteringen kan göras anonymt, varvid rapporterarens personuppgifter inte behandlas.
Beroende på rapporteringens innehåll är de personuppgifter som behandlas:
Personuppgifter i rapporten som uppenbart inte har någon betydelse för utredningen av fallet raderas utan onödigt dröjsmål.
6. Källor till personuppgifter
Personuppgifter samlas i första hand in från rapporteraren själv. Nödvändiga personuppgifter kan också inhämtas under undersökningen från Sysselsättningsfondens övriga datasystem och vid behov från tredje parter.
7. Utlämnande, mottagare och överföring av personuppgifter
Personuppgifter kan lämnas ut till myndigheter inom de gränser som den gällande lagstiftningen tillåter och förpliktar.
Sysselsättningsfonden använder utomstående tjänsteleverantörer i behandlingen av uppgifter och ansvarar för de valda tjänsteleverantörernas verksamhet vid behandlingen av personuppgifter. Tjänsteleverantörer är:
Personuppgifter kan överföras utanför EU och EES. Vid överföring utanför EU och EES sker överföringen med användning av Europakommissionens standardavtalsklausuler eller någon annan överföringsmekanism som lagstiftningen tillåter.
8. Automatiskt beslutsfattande och profilering
Inga automatiska beslut eller profileringar görs utifrån uppgifterna.
9. Lagringstid av personuppgifter
Uppgifter som inkommit via rapporteringskanalen förvaras så länge som det är nödvändigt för att utreda rapporteringarna. Uppgifterna förvaras dock högst i fem år, om deras lagring inte är nödvändig för att tillgodose rättigheter eller förpliktelser enligt visselblåsarlagen eller någon annan lag eller för att utarbeta, framställa eller försvara rättsliga anspråk. Personuppgifter som inte har någon tydlig betydelse för behandlingen av rapporteringen raderas utan ogrundat dröjsmål.
10. Skydd av personuppgifter
Sysselsättningsfonden behandlar personuppgifter på ett säkert sätt som den gällande lagstiftningen förutsätter. Tillgången till rapporteringar har begränsats genom användarrättigheter och de som behandlar rapporteringarna har tystnadsplikt.
Sysselsättningsfonden har vidtagit lämpliga tekniska och administrativa åtgärder för att skydda personuppgifterna mot oavsiktlig eller olaglig förlust, utlämnande, missbruk, ändring, förstöring eller obehörig åtkomst genom bland annat skydd av utrustning och filer samt begränsade användarrättigheter.
11. Den registrerades rättigheter
Den registrerade har i regel rätt
Den registrerades rätt att ta del av uppgifterna kan begränsas med stöd av visselblåsarlagen om det är nödvändigt och proportionerligt för att säkerställa att rapporteringen är korrekt och för att skydda rapporterarens identitet. Då har den registrerade rätt att få veta orsakerna till en eventuell begränsning och begära att uppgifter lämnas till dataombudsmannen i enlighet med 34 § 3 och 4 mom. i dataskyddslagen.
När det gäller rapporter enligt visselblåsarlagen har den registrerade ingen rätt att begränsa behandlingen av sina personuppgifter.
Den registrerade har rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten (i Finland dataombudsmannen) om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter strider mot dataskyddslagstiftningen. Dataombudsmannens kontaktuppgifter: tietosuoja@om.fi, tfn 029 566 6777, https://tietosuoja.fi/sv/
Om du vill göra anspråk på dina rättigheter, ber vi dig kontakta kontaktpersonen för registret som nämns i punkt 2 för ytterligare anvisningar.
Insiderförvaltning och uppgifter om närstående (pdf)
Datakyddsombudet för Sysselsättningsfonden
PB 113, 00181 Helsingfors
tietosuoja(at)tyollisyysrahasto.fi
tfn. 09 680 373 80 (växel)
Sysselsättningsfonden upprätthåller och publicerar en beskrivning av handlingars offentlighet enligt 28 § i lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019, "informationshanteringslagen"). Syftet med beskrivningen är att
Beskrivningen av handlingars offentlighet har uppdaterats den 28 December 2022.
Ärenderegistret är ett register över ärenden som har inletts, deras skeden i ärendehanteringen och handlingar. Sysselsättningsfondens ärenderegister består av följande register:
Förvaltningens ärenderegister
Beskrivning: I förvaltningens ärenderegister vid Sysselsättningsfonden registreras ärenden som är centrala för Sysselsättningsfondens verksamhet, till exempel klagomål och begäran om utredning, begäran om information, begäran om utlåtande, upphandlingsavtal och begäran om utnämning som anländer till Sysselsättningsfonden. Förvaltningsärenden får ett individuellt diarienummer.
Ärenderegistret för arbetslöshetsförsäkringspremier
Beskrivning: I ärenderegistret för arbetslöshetsförsäkringspremier registreras handlingar som gäller fastställande, indrivning och övervakning av arbetslöshetsförsäkringspremier, såsom beslut, fakturor och kundmeddelanden
Ärenderegistret för omställningsskyddspremie för uppsägande arbetsgivare
Beskrivning: För fastställande av omställningsskyddspremien registreras i Sysselsättningsfondens ärenderegister handlingar som gäller avgiften, såsom brev om hörande, beslut, uppgifter som hämtats från det nationella inkomstdatasystemet och arbetslöshetskassans eller Folkpensionsanstaltens meddelanden om ärenden som inletts samt kundmeddelanden.
Ärenderegistret för självriskpremier för arbetslöshetsskyddet för arbetsgivare
Beskrivning: För fastställande av självriskpremien registreras i Sysselsättningsfondens ärenderegister handlingar som gäller avgiften, såsom brev om hörande, beslut och kundmeddelanden.
Minskning av utkomstskyddet i samband med tvistemål som rör upphävandet av anställningsförhållande
Beskrivning: I samband med tvistemål som rör upphävande av anställningsförhållande och sammanjämkning enligt arbetsavtalslagen registreras i Sysselsättningsfondens ärenderegister handlingar som gäller tvistemål som rör upphävandet av anställningsförhållande, såsom domstolars domar eller beslut, utlåtanden till domstolar, begäran om avtalskommentarer och slutliga avtal samt kundmeddelanden.
Ärenderegistret för vuxenutbildningsförmåner
Beskrivning: I ärenderegistret för vuxenutbildningsförmåner registreras handlingar som gäller beviljande, utbetalning och indrivning av vuxenutbildningsförmåner, såsom beslut, ansökningar, brev om hörande, uppgifter som hämtats från det nationella inkomstdatasystemet, Folkpensionsanstaltens meddelanden om ärenden som har inletts samt kundmeddelanden.
Datalagren består av omfattande informationshelheter som är logiskt eller fysiskt sammanhängande. I Sysselsättningsfonden är datalager till exempel:
Informationsmaterialen är en helhet som består av handlingar och annan information och som anknyter till en viss tjänst eller uppgift. Informationsmaterialet i datalagren består till exempel av följande uppgifter:
Uppgifter i datalagren och ärenderegistren kan sökas till exempel med följande sökkriterier:
Sysselsättningsfondens datasystem är till exempel:
Du kan lämna en begäran om information om en handling till Sysselsättningsfonden på följande sätt:
Här hittar du våra tjänsters kontakt information.
Vi strävar efter att behandla begäran om information utan dröjsmål, senast inom två veckor från begäran. Om begäran om information är omfattande och förutsätter en större arbetsmängd än normalt kan svarstiden vara högst en månad. Om Sysselsättningsfonden inte lämnar ut de begärda uppgifterna får den som begär uppgifterna om de så önskar ett skriftligt beslut av Sysselsättningsfonden, med hjälp av vilket den som begär uppgifterna kan anföra besvär i ärendet.
I 22 f § i lagen som gäller Sysselsättningsfonden (lagen om finansiering av arbetslöshetsförmåner 555/1998, "finansieringslagen") finns en specialbestämmelse om tillämpningen av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999, "offentlighetslagen") på den verksamhet som regleras i finansieringslagen. Offentlighetslagen tillämpas på Sysselsättningsfondens verksamhet till den del Sysselsättningsfonden utövar offentlig makt (offentlighetslagen 4 § 2 mom.) Uppgifterna kan vara offentliga, delvis sekretessbelagda och sekretessbelagda. Sekretessen grundar sig alltid på lagstiftningen, till exempel offentlighetslagens sekretessparagrafer (offentlighetslagen 24 §). Finansieringslagen innehåller också specialbestämmelser om sekretess (22 f § i finansieringslagen)
Mer information om begäran om information enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) finns i avsnittet Dataskydd.
